Por: Ing. M. Bonetti.
Founder & Partner Nothofagus Boutique Consulting
Tiempo de lectura: 6 minutos
Mapa de Coherencia de Stock: una forma simple y rápida de comprobarlo
En Nothofagus Boutique Consulting creemos en mirar distinto lo cotidiano. Pocas cosas son tan cotidianas —y potencialmente costosas— como el inventario.
Antes de pensar en inteligencia artificial, sistemas predictivos o grandes inversiones, vale la pena volver al origen: usar datos que ya tenés para auditar la coherencia de tu operación.
Utilizando un Mapa de Coherencia de Stock, un simple diagrama de Venn te permite descubrir en minutos inconsistencias que cuestan caro si se ignoran. Es rápido, visual y no requiere nada más que los datos que ya tenés en tu ERP o planillas.
Tres universos. Un gráfico. Muchas respuestas.
Este enfoque se basa en tres conjuntos de datos básicos que ya existen en tu empresa:
- Stock actual: inventario disponible a la fecha del análisis.
- Maestro de artículos: todos los ítems dados de alta en tus sistemas, incluyendo su estado Activo o Inactivo.
- Ventas realizadas: artículos vendidos en los últimos 60 días (o el período más relevante para tu operación).
Con un diagrama de Venn podés visualizar inconsistencias en minutos. No hace falta un software nuevo ni un proyecto complejo: es un ejercicio rápido y práctico que podés resolver incluso en una planilla.
Importante:
- Incluir en el Maestro tanto activos como inactivos es esencial. Así podés detectar problemas como stock remanente de productos discontinuados, ventas de artículos inactivos o registros obsoletos que deberían depurarse.
- No mide volúmenes ni rotación: se basa solo en presencias o ausencias.
- No reemplaza un análisis ABC/XYZ o estudios de demanda, sino que sirve como diagnóstico básico de consistencia entre datos operativos y maestros.
- No aplica para modelos sin stock interno (consignación, venta en verde, JIT).
- Su objetivo es detectar inconsistencias lógicas y oportunidades de depuración, no juzgar desempeño comercial.
Elegir el período correcto es clave. Para muchas operaciones, 60 días ofrece un buen equilibrio: suficientemente largo para capturar demanda real pero no tan extenso como para incluir ventas irrelevantes.
El horizonte de ventas debería adaptarse al ciclo de reposición y estacionalidad de tu negocio. Operaciones de alta rotación podrían usar 30 días; otras, 90 o más.
¿Qué podés descubrir con este análisis?
Cada intersección del diagrama cuenta una historia: algunas deseables, otras planificadas y otras que son alertas claras.
Stock + Maestro + Ventas
Núcleo coherente del inventario. Artículos activos, disponibles y con ventas recientes.
Stock + Maestro, sin ventas
Puede ser estratégico (productos nuevos, estacionales, stock de seguridad) o problemático (sobreabastecimiento, obsolescencia inicial).
Ventas + Maestro, sin stock
Puede ser válido (JIT, consignación, servicios) o reflejar fallas (problemas de reposición, ruptura de stock, descoordinación entre áreas).
Stock + Ventas, sin estar en el Maestro
Indica inconsistencias de registro. Riesgo para trazabilidad, valuación contable y gobernanza de datos.
Solo ventas
Facturación sin respaldo en stock ni maestro. Puede deberse a kits sin SKU, servicios mal registrados o fallas administrativas.
Solo stock
Inventario sin lógica activa. Ítems discontinuados, en cuarentena, códigos duplicados o mal clasificados.
Solo maestro de artículos
Altas sin uso. Productos planificados pero nunca lanzados o cargas preventivas que nunca se consolidaron.
Cómo ejecutar este análisis en la práctica
Una de las grandes ventajas de este enfoque es su simplicidad operativa. No necesitás un ERP avanzado ni herramientas caras: basta con exportar datos básicos y organizarlos en un formato claro.
Pasos sugeridos:
- Extraé tu stock actual al día de hoy desde el sistema.
- Listá el maestro de artículos completo (incluyendo activos e inactivos).
- Obtené las ventas realizadas en los últimos 60 días (o el período que elijas).
- Unificá los datos en una planilla con las claves de producto.
- Marcá en qué conjuntos está presente cada SKU (Stock, Maestro, Ventas).
- Visualizá la intersección con un diagrama de Venn o con filtros simples en la tabla.
No es necesario un diagrama sofisticado: el valor está en ver en qué conjuntos aparece cada producto y detectar ausencias o cruces inesperados que señalan problemas.
Un ejemplo sencillo
Para ilustrarlo mejor, imaginemos este escenario mínimo:
- Stock actual: 120 SKUs.
- Maestro de artículos: 150 SKUs.
- Ventas (últimos 60 días): 100 SKUs.
Después del cruce de datos, podrías encontrar:
- 80 SKUs presentes en los tres conjuntos (Stock + Maestro + Ventas): tu núcleo sano y coherente.
- 30 SKUs en Stock y Maestro, pero sin ventas: potencial sobrestock, artículos nuevos o estratégicos.
- 10 SKUs con Ventas y Maestro, pero sin Stock: posible ruptura de stock o modelo JIT.
- 5 SKUs en Stock y Ventas sin estar en el Maestro: errores de codificación o falta de alta formal.
- 20 SKUs solo en el Maestro: cargas preventivas, inactivos sin depurar o productos nunca lanzados.
Con esta visión, ya tenés una lista priorizada para depurar y analizar con tu equipo.
El análisis no te da la respuesta final, pero te muestra claramente dónde hay inconsistencias lógicas. Ese es el primer paso para reducir costos ocultos y alinear la operación
Sobre la teoría de Venn
El diagrama de Venn fue propuesto en 1880 por John Venn como una forma clara de mostrar intersecciones y diferencias entre conjuntos. Aunque hoy existen herramientas más sofisticadas para grandes volúmenes de datos, su valor sigue siendo insustituible para diagnósticos rápidos y colaborativos.
En Nothofagus creemos en la potencia de lo simple: usar recursos accesibles para ver distinto lo que ya existe y alinear equipos sin complicaciones ni costos innecesarios.
¿Querés ir más allá?
El Mapa de Coherencia de Stock es solo el primer paso. En Nothofagus Boutique Consulting podemos ayudarte a:
- Definir reglas para limpiar y organizar tu maestro de artículos.
- Mejorar la integración de datos entre áreas y sistemas.
- Definir políticas claras de bajas y discontinuación.
- Aplicar clasificaciones ABC/XYZ y forecast de demanda.
- Capacitar a tu equipo en diagnóstico ágil y depuración.
- Realizar un diagnóstico integral y diseñar un plan de acción concreto.
Explorá otras interrelaciones
El Mapa de Coherencia de Stock es solo una forma de analizar la información que ya tenés. También podés diseñar otros cruces y modelos simples para responder preguntas clave, como por ejemplo:
- Stock – Maestro – Compras en curso: para detectar compras innecesarias o códigos obsoletos.
- Stock – Maestro – Forecast de demanda: para alinear inventario con la planificación futura.
- Stock – Maestro – Pedidos pendientes: para evaluar riesgos de ruptura de stock.
- Ventas – Pedidos – Facturación: para identificar errores en la cadena administrativa.
Cada combinación de datos revela un ángulo distinto de tu operación. La clave está en usar bien lo que ya existe, antes de pensar en grandes inversiones o sistemas complejos.
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